Administración
Pública Electrónica
Por Abg. César Vaca Sánchez
Guayaquil, 19 de septiembre de 2012.
Abg. César Vaca
Sánchez, Artículos Blog
cvacasanchez@hotmail.com
De modo general se define
a la Administración Pública como el conjunto
de funciones desempeñadas por órganos del estado, órganos regionales,
provinciales y del municipio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades
generales de la población en cuanto a obras y servicios públicos. Un conjunto
ordenado y sistematizado de instituciones gubernamentales que aplican
políticas, normas, técnicas, sistemas y procedimientos a través de los cuales se
racionalizan los recursos para producir bienes y servicios que demanda la
sociedad en cumplimiento a las atribuciones que la constitución y leyes
establecen.
Se ha definido a la
Administración Pública Electrónica como ‘la aplicación de tecnologías
basadas en Internet para actividades comerciales y no comerciales en el seno de
las Administraciones Públicas’ (OCDE, 1998).
Otras definiciones indican
que las relaciones pueden extenderse desde la conexión on-line, pasando por los
PDA (Personal Digital Assistant), hasta llegar a la interacción y los mensajes
instantáneos con sistemas IRC (Internet Relay Chat).
Una definición más amplia
de Administración electrónica se refiere a la adopción de las TIC (Tecnologías
de Información y Comunicación) por las Administraciones Públicas, como
diferentes vías a través de las que se conectan e interactúan con otras
organizaciones y personas, especialmente mediante sus páginas web, correo
electrónico y otras herramientas como el teléfono móvil, los PDA, la vídeo
conferencia, intranets privadas, extranets, etc. Una definición más amplia
comprende los casos del uso cada vez más integrado de las tecnologías.
El Gartner Group (2000) define e-Government como:
‘The continuous optimisation of Government service delivery, citizen participation
and governance by transforming internal and external relationships through
technology, the Internet and new media.’
La sociedad de la
información, impulsada por la utilización de las tecnologías de la información
y la comunicación (TIC), afecta cada vez más al sector público. Las
organizaciones públicas siguen el ejemplo del sector privado y aprovechan el
enorme potencial de estas tecnologías para aumentar su eficacia mediante la
creación de servicios característicos de la administración electrónica.
La administración
electrónica implica el uso de Internet para el desarrollo de servicios públicos
rápidos e interactivos (Liikanen, 2001). Esta acepción incluye dos aspectos
complementarios. Por un lado, los
ciudadanos están bien informados y bien atendidos (e-goverment services). Por
otro lado, los ciudadanos pueden participar activamente en los procesos
públicos; este segundo aspecto nos lleva al concepto de democracia electrónica
(e-democracy processes).
Los servicios de la
administración electrónica abarcan cualquier tipo de servicio, en cualquier
momento, 24 horas al día y 7 días a la semana (24X7), desde cualquier lugar, y
desde multitud de dispositivos de
acceso, tales como el ordenador, el teléfono móvil, televisión digital, PDA,
etc.
En general se señala que
sólo las personas con habilidades digitales podrán aprovechar todos los
beneficios que la revolución de la información puede proporcionar. Sin embargo,
Hay una demanda y una oferta crecientes de servicios virtuales a través de
Internet.
El usuario y el ciudadano
demandan una relación electrónica que debe satisfacerse por parte de la
Administración Pública.
Los servicios virtuales a
través de Internet deben ofrecer confianza y eficiencia en el ámbito de la
administración pública electrónica.
Las aportaciones de la sociedad de la Información a la
administración pública son hoy no solo enormes sino uno de sus materiales
básicos.
Cada vez son mayores los
servicios públicos que se dan en entornos Internet. Al punto que hay grandes
ámbitos o sectores de la administración pública que ya no se dan sino dentro de
esos entornos o a través de esos medios, las TIC.
Internet es ya una
herramienta básica de la administración pública y de la relación o mediación
entre el usuario y la administración, como lo es de la administración y de la
comunicación privada.
Los trámites cada vez más
se hacen en formularios y aplicaciones a través de Internet.
Estos trámites deben
garantizar una atención y resolución similar y de los mismos efectos que el
personalizado trámite tradicional.
La e-administración debe
tener un respaldo de sistemas técnicos y de gestión de firmeza, estabilidad y
confiabilidad, que configuren una verdadera administración electrónica.
Por tanto, la
administración electrónica implica la implantación de un sistema de gestión de
calidad que incluye tanto la administración tradicional como la electrónica.
Con las TIC y la
conformación de la e-administración o administración pública electrónica, como debe llamarse de modo más
propio, presenciamos el más impresionante efecto de las tecnologías sobre la administración del Estado y su
relación con los usuarios, los administrados y los ciudadanos.
Lo que por supuesto no
exime de la presencia del fraude informático, en diferentes áreas y formas de
presentación. Sucediendo que en lugar de despreocuparse nos toca más bien
preocuparnos más por la calidad y veracidad de los servicios que se prestan por
parte de la administración pública a través de estos medios, que permiten
acciones tanto benéficas como dañinas o delictivas de mayor escala que los
medios tradicionales.
Con Internet surge lo que
podríamos llamar la Oficina Virtual y en el caso de la administración pública,
la oficina virtual de atención al usuario, en el caso de la administración
pública tributaria, la oficina virtual de atención al contribuyente.
El objetivo es dar un
servicio de atención al ciudadano sin distinguir la atención presencial de la
atención telemática a través de Internet, es decir, que uno de los criterios
básicos de calidad será siempre que el usuario no extrañe la atención
personalizada.
El otro criterio básico de
calidad será que los sistemas informáticos se implantan con miras a servir lo
mejor posible las necesidades e intereses de los usuarios y los ciudadanos y no
los intereses del Estado. ¿Se cumple esto, por ejemplo, en la administración
pública electrónica tributaria? ¿Que labora en base del alto interés estatal de
la recaudación?
El contribuyente se
comunica con la administración a través de un formulario de solicitud o
petición de datos con la información necesaria para la realización de la
gestión.
Este formulario viaja por
el sistema y desencadena la información o el servicio requerido.
Los sistemas deben
facilitar al usuario la introducción de datos y minimizar los tiempos de
respuesta de los sistemas informáticos.
El usuario que navega en
Internet debe encontrarse con una interfaz sencilla y sin complejos mecanismos
de validación.
El sistema debe ser capaz
de chequear posibles errores en la introducción de datos indicando exactamente
el tipo de error y el campo erróneo.
Cualquier información
introducida a través de un formulario debe generar una notificación o anuncio
en pantalla confirmando la correcta recepción de la información.
Esta confirmación debe ser
visible o efectuarse por correo electrónico.
El ciudadano necesita
tener confianza en los sistemas y procedimientos informáticos de la
administración pública y está debe ganarla constantemente.
El sistema implantado
supone un estudio minucioso de los trámites y estos deben conllevar la
aplicación de parámetros para poder medir la calidad de los mismos.
Cada trámite o sector de
trámites tiene sus gestores y responsables. El responsable está encargado de
supervisar la calidad del proceso controlando las respuestas en un plazo
establecido del mismo.
Son indicadores del
control de plazos el número de trámites resueltos y el número de trámites no
resueltos en un tiempo dado.
Los mecanismos de control
de calidad dependen de la conciencia y afán en la administración de la
necesidad de cumplir con dar respuestas concretas al usuario y al ciudadano.
La administración pública
electrónica supone un servicio al ciudadano que espera respuesta a sus trámites
a través de un canal virtual, digital u on line.
Atender eficientemente las
peticiones de los usuarios, dentro de plazos ofrecidos, consigue la confianza y
la adhesión del usuario de la administración pública electrónica.
Se trata propiamente, de
añadir a la administración tradicional todos los beneficios del tratamiento
electrónico de la información, sin entrabar los trámites y sin cargar al
usuario las fallas técnicas.
La e-administración debe
proporcionarnos mecanismos de interacción seguros, sencillos y útiles.
No es necesario implantar
grandes y complejos sistemas que no sean demandados por los ciudadanos.
Deben centrarse los
esfuerzos en los trámites cotidianos ocultando toda dificultad técnica, con
criterios de simplificación y facilitación máximas.
Fases
de desarrollo de sitios web
Una clasificación básica
diferencia cuatro tipologías de sitios web para la oferta de servicios de
administración pública electrónica.
Los niveles de desarrollo
están en función de los beneficios que aportan, el grado de interacción, la
complejidad en su desarrollo e
implementación.
1.- Primer nivel.-
Organización básica de la organización sin posibilidad de interacción.
2.- Segundo nivel.-
Intercambio bidireccional de poca complejidad entre las organizaciones y sus
usuarios.
3.- Tercer nivel.-
Integración con Intranet y posibilidad de efectuar pagos on line.
4.- Integración de todas
las organizaciones públicas y posibilidad de gestión global.
Conceptos
y frases del tema:
Volumen de gestión /
calidad de gestión / modelo a implantar / informatizar y gestionar los
procedimientos de la organización / eficacia de los procedimientos implantados
/ flujos de gestión / organización del trabajo apoyado por herramientas
informáticas / simplificación y facilitación / mecanismos de interacción
seguros, sencillos y útiles / (está repetido) mecanismos de interacción seguros, sencillos y útiles / añadir al
esquema de la administración tradicional los beneficios del tratamiento
electrónico de la información.
Palabras
clave:
Administración electrónica
/ administración pública electrónica / Internet / sociedad de la información /
virtual / digital / on line/
Leyes, reglamentos y
acuerdos sobre Tecnologías de la Información en el Ecuador
Ley
2002-67, Ley de
Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. Expedida por
el Congreso Nacional el 10 de abril del 2002
y publicado en el Registro Oficial No
735 del 22 de diciembre del 2002.
Decreto
Ejecutivo 3496, Reglamento
General de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes
de Datos. Expedido por la Presidencia de la República el 12 de diciembre
del 2002 y publicado en el Registro Oficial No 735 del 31 de diciembre del 2002 (Incluye reformas en base a
decretos ejecutivos No 908 de diciembre 2005 y No 1356 de octubre 2008).
Acuerdo
Contraloría No 39-CG-2009, Normas de Control Interno para las Entidades y Organismos del Sector
Publico, expedido por la Contraloría General del Estado y
publicada en el Registro Oficial No 78 del 1 de diciembre del 2009 y en el
suplemento del Registro Oficial No 87 del 14 de Diciembre del 2009.
Subsecretaría de
Tecnologías de la Información:
Acuerdo Ministerial
119 que
crea la Subsecretaria de Informática.
Expedido por la Secretaría Nacional de la Administración Pública el 18 de julio
del 2007 y publicado en el Registro Oficial No 139 del 1 de agosto del 2007.
Decreto
Ejecutivo 1014 que establece política gubernamental de uso de Software Libre en la Administración
Pública Central. Expedido por la Presidencia de la República el 10 de abril
del 2008 y publicado en el Registro Oficial No 322 del 23 de abril del 2008.
Acuerdo
Ministerial 718 que norma el uso del sistema QUIPUX para gestión documental en la
Administración Pública Central. Expedido por la Secretaría Nacional de la
Administración Pública el 11 de mayo del 2009 y publicado en el Registro
Oficial No 597 del 25 de mayo del 2009.
Decreto
Ejecutivo 355 (artículo 9) que designa y atribuye a la Subsecretaría de Informática
la gestión funcional, operativa, económica y técnica del Sistema de Información
para la Gobernabilidad (SIGOB). Expedido por la Presidencia de la
República el 20 de mayo del 2010 y publicado en el Registro Oficial No 205 del
2 de junio del 2010.
Acuerdo
Ministerial 350 que establece la Estructura Orgánica y el Estatuto de la Gestión por
Procesos de la Presidencia de la República, que incluye a la Subsecretaría
de Informática. Expedido por la Secretaría General de la Presidencia de la
República el 8 de junio del 2010.
Acuerdo
Ministerial 571 (artículo 6) que crea la Subsecretaría de Tecnologías de la Información.
Expedido por la Secretaría Nacional de la Administración Pública el 17 de
enero del 2011 y publicado en el Registro Oficial No 373 del 28 de enero del
2011.
Acuerdo
Ministerial 586 que reforma el Estatuto Gestión Organizacional por
Procesos de la Presidencia de la República del Ecuador. Expedido por
la Secretaría General de la Presidencia de la República el 23 de marzo del
2011.
Decreto
Ejecutivo 726 (octava disposición general) sustituye en el artículo 6 la frase
"Subsecretaría de Informática" por "Subsecretaría de Tecnologías
de la Información" del Decreto Ejecutivo 1014 publicado en el Registro
Oficial No 322 del 23 de abril del 2008. Expedido por la Presidencia de la
República el 8 de abril del 2011 y publicado en el Registro Oficial No 433 del
25 de abril del 2011.
Norma
Técnica Ecuatoriana 2410 (NTE INEN 2410:2010 Primera
Revisión) que establece los
requisitos para la elaboración de oficios, oficios circulares,
memorandos, memorandos circulares y circulares en formato impreso o
digital. Expedido por la Subsecretaría de Industrias, Productividad e
Innovación Tecnológica del Ministerio de Industrias y Productividad y publicado
en el Registro Oficial No. 466 del 9 de junio de 2011.
Acuerdo
Ministerial 781 que reforma el Acuerdo Ministerial
718 del 11 de mayo de 2009. Expedido por la Secretaría Nacional de la
Administración Pública el 13 de julio y publicado en el Registro Oficial No.
500 del 27 de julio del 2011.
Acuerdo
Ministerial 784 que emite la Norma Técnica de Gestión de Procesos, de uso y cumplimiento
obligatorio para las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional
y dependiente de la Función Ejecutiva. Expedido por la Secretaría Nacional
de la Administración Pública el 13 de julio y publicado en el Registro Oficial
No. 501 del 28 de julio del 2011.
Acuerdo
Ministerial 804 que crea la Comisión para la Seguridad Informática y de las
Tecnologías de la Información y Comunicación. Expedido por
la Secretaría Nacional de la Administración Pública el 29 de
julio del 2011.
Conceptos
y frases del tema:
Volumen de gestión /
calidad de gestión / modelo a implantar / informatizar y gestionar los
procedimientos de la organización / eficacia de los procedimientos implantados
/ flujos de gestión / organización del trabajo apoyado por herramientas
informáticas / simplificación y facilitación / mecanismos de interacción
seguros, sencillos y útiles / mecanismos
de interacción seguros, sencillos y útiles / añadir al esquema de la
administración tradicional los beneficios del tratamiento electrónico de la
información.
Palabras
clave:
Administración electrónica
/ administración pública electrónica / Internet / sociedad de la información / virtual
/ digital / on line/
Webgrafía
De la
Administración Pública electrónica a la Administración Pública Relacional:
Aportaciones
para una propuesta analítica integradora
Administración
electrónica
